Гость выпуска — Дмитрий Иншаков, глава представительства компании Getting Things Done в России. Дмитрий проходил стажировку у Дэвида Аллена, а теперь сам обучает искусству продуктивности без стресса. Узнаем, в чём секрет знаменитой методики!
Любимые книги гостей подкаста
В каждом выпуске наши гости рекомендуют лучшие, по их мнению, книги. Мы тщательно изучили рекомендации, убрали лишнее и оставили главное! Заполните форму и мы тут же пришлём вам на почту сочный
Ссылки и полезная информация
Содержание подкаста
[01:20] Каковы цели, основные идеи и принципы GTD? 5 шагов к порядку в делах от Дмитрия Иншакова.
[04:40] К каким результатам может прийти человек, применяющий GTD?
[07:12] Как долго можно находиться в состоянии потока? От чего это зависит?
[11:11] Свидания и совещания. Нужна ли продуктивность в личной жизни?
[18:42] Как GTD помогает жить осознанно? Почему медитаций недостаточно?
[24:14] Кому подходит GTD? В чём главная ошибка иррационалов?
[29:29] Как отучиться делать всё в последний момент? Почему мы любим дедлайны?
[35:49] Как внедрить GTD самостоятельно по мнению Дмитрия Иншакова? Каких ошибок стоит избегать?
[40:57] Как вернуться в систему после срыва или перерыва?
[50:58] Рекомендации в рубрике «Три в одном»: книга, привычка и приложение.
В выпуске были упомянуты
1) GTD Russia — сайт представительства GTD в России
2) Эффективное управление почтой — бесплатный курс от Дмитрия Иншакова
3) Маниш Сети — автор блога Hack the System
4) Scannable — приложение для мобильного сканирования
5) Braintoss — приложение для распознавания и перевода речи в текст
6) Jotbox — приложение для отправки срочных записок на e-mail
7) Focus@will — библиотека музыкальных композиций для повышения концентрации
Дмитрий Иншаков в Интернете
1) dinshakov — профиль в Facebook
2) dinshakov — профиль в VKontakte
Рубрика «Три в одном»
1) Книга — Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок», Тео Компернолле «Мозг освобождённый»
2) Привычка — фиксировать входящую информацию
3) Сервис — Evernote, Omnifocus, Dropbox
Результаты конкурса «Книга за отзыв»
Слушательница в iTunes Юлия выиграла книгу Джулии Кэмерон «Путь художника»
Главные идеи выпуска
1. Система GTD помогает жить насыщенной жизнью, сосредоточенно и осознанно заниматься тем, чем вы хотите, держать все под контролем и не испытывать стресс. Контроль над делами обеспечивает свободу действий и спонтанность.
2. Многие воспринимают дедлайн как мотивирующий фактор. Такой подход к работе вряд ли можно считать приемлемым. GTD — отличная альтернатива.
3. Ценность работы с тренером заключается в том, что в течение определенного периода времени можно отработать навык под контролем человека, который уже внедрил систему. Это позволяет тратить меньше времени и сил.
4. Еженедельные обзоры — одно из важнейших условий внедрения GTD. Система засоряется, если не просматривать и не актуализировать проекты и задачи.
5. Иррационалы являются заложниками своих установок и привычек. Если бы они попробовали жить по системе GTD, то, возможно, изменили бы мнение.
Практические рекомендации
1. Соберите всё, что привлекает внимание и потенциально важно, в одном месте. Определите, насколько важен каждый пункт, требует ли он
2. Определите для каждого пункта первый физический шаг и желаемый результат, если одним шагом ограничиться нельзя.
3. Составляйте списки дел. Занесите все пункты, по которым принято решение, в систему самоорганизации.
4. Выделяйте в отпуске 1 час в день, чтобы обработать входящую информацию по работе: прочитать письма, делегировать действия или запланировать их.
5. Если случился срыв, и в почтовом ящике накопилась тысяча писем, объявите банкротство электронной почты. Просто не обрабатывайте письма, которые пришли раньше определенной даты, так как они потеряли актуальность.
Понравился выпуск? Послушайте также
Дмитрий Соловьёв
Как упростить жизнь с помощью приложений?
Филипп Гузенюк
Как получать удовольствие от работы?
Дмитрий Тарасов
Как выбрать идеальный планировщик?
Станьте патроном подкаста
Выражаем благодарность за поддержку нашим патронам: Дмитрию Балиеву, Анастасии Чередовой, Гуле Кебурия, Максиму Каджиеву, Изабелле Инсалл, Ксении Демченко, Максиму Шошину, Николаю Марченко, Сергею Баскакову, Евгению Носову, Елене Янишевской, Никите Дубинину, Алексею Кравченко, Ине Ступеле, Денису Гончарову, Андрею Нецепляеву, Ильнуру Исмагилову, Денису, Анне Башкировой, Александру Михайлову, Евгению Пономареву, Николаю Чернобаеву, Александре, Артуру, Джей Ласт, Андрею Завалищеву, Алексею Драч, Вячеславу Семушину, Дмитрию Юрьеву, Екатерине, Cpaty, Анатолию Наумову, Themart, Евгению Юревичу, Антону, Андрею Вахтанову, Ольге Иванченко, Дмитрию, Артёму Богомолову, Ивану Афанасову, Ирине Ананьевой, Петру Голову, Сергею Шарову, Александру Баратову, Наталии Куделе, Денису Махневу, Марине, Евгению Ковалёву, Майку Прокопетсу, Александру Сергиенко, Алексею Ягуру, Денисс Хмелевскис, Андрею Панасюку, Екатерине Ларюсиной, Анастасии Белкиной, Кириллу Клёцину, Игорю Николаевой, Ксении Бородулиной, Марине Устиновой, Андрею Масленникову, Ольге Балога, Петру Ляпунову, Антону Дедову, Марии Бесединой, Лии Смекун, Марии, Александру Кубышеву, Денису Виноградову, Игорю Батракову, Алексею Кулакову, Дмитрию Юрьеву, Юлии Дахнович, Виктору Чеснокову и приглашаем вас присоединиться к клубу патронов «Будет сделано!» — сообществу самых преданных и благодарных слушателей подкаста, которые вносят неоценимый вклад в развитие проекта.
Текстовая версия подкаста с Дмитрием Иншаковым
[00:29] Никита Маклахов: Добрый день! В эфире подкаст от проекта «Будет сделано!» — программа для тех, кто хочет больше за меньшее время, а также жить и работать без стресса. Я её ведущий, Никита Маклахов. Сегодня у нас в гостях Дмитрий Иншаков — глава представительства компании Getting Things Done в России. Таким образом, спустя более, чем 25 выпусков нашего подкаста, мы наконец-то подробно поговорим про методологию, с которой, так или иначе, сталкивается каждый, кто встаёт на путь повышения личной эффективности. Речь пойдёт о методологии GTD или ГТД, кому как больше нравится. Разработал её Дэвид Аллен, а Дмитрий, можно сказать, на официальном уровне привёз её в Россию. Дмитрий, приветствую!
[01:18] Дмитрий Иншаков: Привет, Никита! Здравствуйте, слушатели!
[01:20] Никита Маклахов: Дмитрий, я предлагаю построить наш разговор, исходя из предположения, что слушатели в той или иной степени уже знакомы с GTD. Поэтому давай не будем ставить себе цель полностью пересказать книгу или всю теорию, а попробуем копнуть немножко вглубь.
[01:39] Дмитрий Иншаков: Давай попробуем.
[01:40] Никита Маклахов: Но начать я всё-таки считаю нужным с основных моментов. Давай освежим их у меня и у слушателей в голове. Пожалуйста, расскажи, на какой основной идеи построена методология, и какие основные, может быть, 3-4 принципа GTD ты считаешь наиболее важными для освоения.
[01:59] Дмитрий Иншаков: Основная идея, на которой построена методология Getting Things Done заключается в том, что наша голова, наш мозг, наше сознание предназначено не для того, чтобы хранить большой объём информации, а для того чтобы создавать идеи. Как этого достичь в мире, где большой информационный перегруз, очень много входящей информации, скорость информации очень высокая? На эти вопросы отвечает методология. И всю методологию можно поместить в 5 простых шагов. Начинаем с того, что собираем всё, что привлекает наше внимание, в надёжных местах, чётко определяем, что эти вещи для нас потенциально имеют какое-то значение. Вторым шагом мы определяем это значение, мы понимаем, что эта вещь значит, понимаем, что требует каких-либо действий, что не требует, и распределяем это всё по значению. Распределяем по простым шагам, что нужно сделать — что-то выбрасываем, что-то откладываем для справки, что-то, возможно, нам ещё нужно обдумать, что-то можем сделать за 2 минуты и меньше, делаем сразу, что-то можем делегировать. А что-то нам нужно сделать самим, но мы не можем сделать всё сразу, поэтому нам необходимо сформулировать как минимум один следующий шаг, физический шаг, который мы совершим в отношении этого вопроса, и желаемый результат, если мы одним шагом не можем ограничиться. Это процесс принятия простых решений по алгоритму GTD. Третий шаг предполагает, что всё, мы приняли решения, мы организуем в систему нашей самоорганизации. Собственно говоря, как правило, на этом шаге сосредоточены все методики тайм-менеджмента. GTD шире, чем любая методика тайм-менеджмента, потому что она состоит из 5 шагов и включает в себя весь процесс управления вашей работой и жизнью. На третьем шаге мы составляем списки наших дел, чтобы каждый раз у нас был выбор, чем нам заняться. Четвёртый шаг предполагает способность остановиться, подняться над всей рутиной, над большим количеством наших обязательств, сделать их обзор, пересмотреть на разных уровнях и задать себе вопрос: «Что делать дальше?» — я сейчас закончил какой-то проект, какое-то действие, чем мне заняться дальше. Очень редко мы эти вопросы сами себе задаём, период осознанности — это как раз четвёртый шаг. И пятый шаг — это действие, выполнение, мы принимаем решение, что сделать в данный конкретный момент времени, что я не могу сделать в этот момент, исходя из ситуации, исходя из количества времени, которое у меня есть, из количества энергии, которая у меня в запасе, и что для меня важно. Я принимаю решение и полностью погружаюсь в этот процесс. Управление вниманием, управление энергией в единицу времени — об этом методология GTD.
[04:40] Никита Маклахов: Здорово! Спасибо, что поделился краткой выжимкой. И тогда вопрос, который я часто люблю задавать нашим гостям: расскажи, к каким результатам, к каким состояниям может прийти человек, освоивший и применяющий на регулярной основе методику GTD? Причём речь не только об измеримых результатах, но и в целом о том, как изменится его жизнь. Можешь поделиться на примере своей жизни, возможно, на примере жизни клиентов?
[05:06] Дмитрий Иншаков: Мы это состояние называем «продуктивное состояние», многие люди его называют по-разному. У нас на тренингах есть упражнение, когда участники сами описывают это состояние, по-разному его называют, кто-то это называет «состояние потока», кто-то говорит, что «он в игре», кто-то называет это «ресурсное состояние». Но, так или иначе, каждый из нас сталкивался с ситуациями, когда мы делали очень много с меньшим количеством усилий, и нам это приносило удовольствие. Иногда мы делаем какое-то занятие, и время как будто останавливается, мы полностью погружены в деятельность — это продуктивное состояние, это та цель, которую мы ставим, внедряя методологию в свою жизнь. Противоположность этому продуктивному состоянию — состояние стресса, рассеянности, отсутствия контроля, невозможности сфокусироваться. Продуктивное состояние является наиболее адекватным состоянием нашей деятельности в текущем мире. Говоря о личном опыте, конечно, я через него прошёл. У каждого своя история, как он принял методологию GTD и начал работать в соответствии с её принципами. У меня это произошло 11 лет назад. У меня появилось очень много разных обязательств, я стал с ними не справляться, а простых методик не было, не было простого ответа, нужно было полностью пересмотреть своё мировоззрение, свой взгляд на управление всей своей работой и жизнью. И в этом плане книга мне показалась наиболее подходящей. В жизни других людей мы это наблюдаем ежедневно, это приятная часть нашей работы, когда мы проводим тренинги, получаем обратную связь, когда нам люди пишут через некоторое время после тренингов и говорят о своих инсайтах, о состоянии потока, которое они ощутили. Буквально вчера и позавчера мы провели коучинг для руководителя очень крупного банка, и мы наблюдали, как менялось его настроение, менялся его подход, становился более уверенным относительно тех приоритетов и целей, которые у него есть в жизни. Поэтому мы каждый раз очень радуемся этому, каждый раз мы видим позитивные изменения, и они придают нам уверенности, что то, что мы делаем, очень полезно.
[07:12] Никита Маклахов: А если говорить хотя бы на примерных цифрах, как часто или как долго человек, освоивший GTD, способен пребывать в состояние потока? Очевидно, что невозможно быть всё время в потоке, это, наверное, и не нужно. Но всё-таки, как долго можно научить себя, приучить себя к вхождению и нахождению в состоянии потока?
[07:31] Дмитрий Иншаков: Совершенно очевидно, что невозможно быть постоянно в состоянии потока и, более того, совершенно не нужно. Для того, чтобы понять прелесть состояния потока, нужно понять ограничения другого состояния, для этого нужно в него иногда попадать. Но если вы отвечаете за большое количество обязательств, занимаете высокую должность, если у вас очень много личных ролей, обязанностей, ответственностей, если вы ведёте насыщенную жизнь, то неминуемо раз или два, а может быть, больше в неделю, будете выпадать из рабочего состояния. Вы будете, что называется, out of the track, вы будете в состоянии не продуктивного взаимодействия с окружающей реальностью. Другое дело, если вы не пользуетесь системой, этот сбой может быть очень длительным и разрушительным для вас. Совершенно очевидно, что в течение недели вы гарантированно столкнётесь с каким-то сюрпризом, дай бог, он будет приятным и хорошим, но очень часто это какие-то неприятные вещи. Но, так или иначе, приятные или неприятные сюрпризы нас выбивают из рабочей колеи. Если у вас есть система, которой вы доверяете, если есть принципы, по которым вы работаете, то вы гораздо эффективнее справляетесь с вызовами жизни и делаете это проще, элегантнее и быстрее. Это можно сравнить с тем, как сёрфер катается на доске, и у него нет уверенности, если нет страхового лиша, троса на доске для сёрфинга, что он сможет достаточно быстро вернуться на доску, если упадёт, то у него нет психологической свободы брать высокие волны. То же самое и в жизни. Поэтому время, которое вы можете находиться в этом состоянии, зависит от того, как долго вы практикуетесь. Но в целом нам важно, чтобы наши студенты, участники наших тренингов научились практиковать продуктивное состояние не только на работе, но и во всём, что они делают: укладывают своего ребёнка вечером или в баре с друзьями, или в отпуске, или на совещании. Можно одинаково быть не продуктивным во всей этой деятельности, поэтому мы учим тому, чтобы вы были максимально, на 100% были вовлечены в то, что делаете. Это даст вам уверенность и энергию, когда вы будете эту деятельность выполнять.
[09:56] Никита Маклахов: Получается, исходя из твоих ответов, что основное отличие продуктивного человека от непродуктивного заметно скорее не в повседневной работе, а в те моменты, когда случаются какие-то непредвиденные обстоятельства, которые выбивают его из колеи. И можно судить о продуктивности человека по тому, как он на такие события реагирует, и по тому, как быстро может вернуться в состояние потока, правильно?
[10:19] Дмитрий Иншаков: Можно и так сказать. В целом, конечно, заметно и по повседневной деятельности. Видно, человек работает по системе или нет. Но я с тобой соглашусь, что особенно ярко это видно, когда человек сталкивается с каким-то сюрпризом, с чем-то непредвиденным, непредсказуемым. Одного человека это может очень серьёзно выбить из колеи, а другой отреагирует адекватно. У Дэвида Аллена, который придумал методологию Getting Things Done, в книге это называется «сознание как воды» — сознание, подобное воде. У продуктивного человека реакция на какой-то внешний большой или не большой сюрприз адекватная, он реагирует не больше и не меньше. А большинству людей, которые не работают в соответствии с системой, свойственно реагировать на какие-то вещи больше или меньше, чем они этого заслуживают.
[11:12] Никита Маклахов: Ещё буквально пару минут назад от тебя прозвучала фраза, что нужно быть продуктивными не только в работе, но и в личной жизни, ты даже привёл пример про укладывание детей в кровать. Давай немножко подробнее на этом моменте остановимся, потому что, на мой взгляд, как раз многих людей пугают такие моменты, когда речь заходит о совмещении продуктивности и личной жизни. Они боятся, что какая-то система загонит их в рамки и превратит в роботов, которые будут безэмоциональны: будут продумывать свидания с женой точно также, как деловые встречи, уйдёт момент спонтанности, момент эмоций. Поэтому раскрой немножко подробнее свою мысль про то, как и зачем нужно быть продуктивными в личной жизни.
[11:51] Дмитрий Иншаков: Здесь вопрос чёткости определений. Мы под продуктивностью совершенно не имеем в виду роботизированную деятельность, с которой многие ассоциируют слово «продуктивность». Мы под продуктивностью имеем в виду следующее: вы способны без остатка, полностью вовлечься в ту деятельность, которой занимаетесь, при этом сохраняя спокойствие, фокус и ощущение контроля всей вашей жизни. Вы занимаетесь тем, чем занимаетесь сейчас, ваша голова полностью ясна, ваше сознание посвящено тому, что вы делаете, и таким образом вы делаете это максимально эффективно — с меньшим количеством энергии, с меньшим количеством вложений в эту деятельность, но при этом достигая результата. Что касается работы и личной жизни, интеграция того и другого очень полезна и очень продуктивна с точки зрения результата. Мне очень понравилась фраза Дэвида, когда он сказал, что «чаще побеждает тот, кто воспринимает жизнь, как бизнес, а работу — как интересную игру». Очень сложно поставить границу между работой и личной жизнью. Баланс, про который говорили раньше, между работой и личной жизнью, вряд ли возможен. Поэтому, если вы ненавидите свою работу — уйдите с неё, если вы не можете уйти, то сделайте так, чтобы работа делалась легче, и чтобы она не влияла на вашу жизнь. Ведь свидание, про которое вы сказали, это та же самая работа, её, по большому счёту, нужно делать по тем же принципам, по которым мы делаем какой-то проект на работе. В чём отличие? С точки зрения сути, контента, содержания и формы никакого отличия нет, всё отличие задаём мы сами. Поэтому, если мы контролируем поток, рабочий и личный одновременно правильным образом, то как раз это позволяет нам действовать спонтанно, делать то, что мы хотим, потому что у нас есть ощущение контроля. Ещё очень хорошая фраза, которую сказал Дэвид в своей книге, которая очень хорошо подходит здесь — «Вы можете спокойно относиться к тому, что вы не делаете, если вы точно знаете, что вы не делаете». Если вы контролируете обязательства в надёжной системе по принципам, которым мы учим, это помогает вам жить насыщенной и спонтанной жизнью, заниматься тем, что вы хотите в данный конкретный момент времени. Не обязательно то, что вы делаете сейчас, где-то описано у вас в системе, совершенно нет. Система позволяет вам делать выбор, это меню, из которого вы выбираете. Никто не заставляет вас выбирать именно отсюда, вы выбираете каждый раз делать то, что с вашей точки зрения правильно, при этом у вас нет стресса и тревоги относительно других обязательств, потому что они у вас под контролем. Вы знаете, что в любой момент времени вы можете к ним обращаться, вот в чём идея GTD.
[14:36] Никита Маклахов: Так стало гораздо понятнее, спасибо. Я сейчас подведу небольшое резюме того, что мы уже обсудили. Мы начали с того, что основная мысль GTD заключается в том, что наша голова предназначена не для хранения идей, а для их создания, генерации. Сама методика основывается на пяти достаточно простых шагах. Первый шаг — сбор данных, любой входящей информации. Второй шаг — мы эту информацию перерабатываем, сортируем и формулируем дальнейшие шаги. Определение следующего шага — это второй этап. Третий этап — это уже то, что знакомо всем без исключения, составление списков дел и непосредственное планирование. Четвёртый этап — обзор системы, когда мы немножко затормаживаем себя, чтобы посмотреть, как у нас обстоят дела, взглянуть на всю систему, можно сказать, сверху, подняться над рутиной и произвести более глобальный обзор. Последний этап — это непосредственно действия, когда мы берём готовый, созданный на предыдущих шагах список задач и выбираем из этого, что можем сделать сейчас, что не можем сделать сейчас, что можем делегировать и так далее. Пять простых шагов у нас получилось. С помощью методологии GTD можно прийти к тому, что мы большую часть рабочего времени будем пребывать в состоянии потока. Что ещё более важно — в тех случаях, когда нас что-то выбивает из состояния потока, когда случается какой-то завал, что-то незапланированное, мы, освоив методологию GTD, сможем гораздо быстрее возвращаться в состояние потока. И здесь уместно процитировать и Дмитрия, и Дэвида Аллена, что, усвоив принципы GTD, мы можем «превратить сознание в воду» и научиться реагировать на события ровно так интенсивно, насколько они этого заслуживают. И вопрос, который волнует многих людей — не превратит ли система эффективности, система планирования нас в робота, не загонит ли она нас в рамки? Этот вопрос, на самом деле, возникает за счёт того, что мы не очень хорошо понимаем принципы системы. На самом деле, как объяснил Дмитрий, полный контроль над нашими задачами, списками дел позволяет нам действовать спонтанно, потому что теперь мы знаем, что если что-то не делаем, то не делаем это осознанно, и можем выбрать самостоятельно, чем нам хочется заняться, а чем — не хочется. Примерно так. Дима, ты с этим согласен?
[17:12] Дмитрий Иншаков: Никита, тебе очень хорошо удалось резюмировать всё, что я сказал. Спасибо.
[17:17] Никита Маклахов: Сделать мозг своим союзником, научиться внедрять в жизнь любые привычки без срывов и насилия над собой — этому и посвящена моя новая обучающая программа «Игра в привычки». Если научиться правильно обращаться с привычками, они могут стать мощнейшим инструментом для получения выдающихся результатов в жизни. Подумайте сами: всё, что нужно, чтобы похудеть, выучить иностранный язык, получить повышение на работе или построить гармоничные отношения — это внедрить в свою жизнь одну или несколько привычек. Проблема заключается в том, что чаще всего люди подходят к работе над привычками не с той стороны — пытаются внедрить их с помощью мотивации или жёсткой дисциплины. И каждый раз это заканчивается одинаково — срывом. Но есть и другой подход, без ежовых рукавиц и насилия над собой. И, что самое приятное, этот подход даёт гарантированные результаты — любая привычка встраивается в жизнь легко и безболезненно. Если вы хотите освоить такой подход, если вам интересно получить технологию для внедрения абсолютно любой привычки — добро пожаловать в Игру! Более подробная информация есть на нашем сайте willbedone.ru.
[18:42] Никита Маклахов: Исходя из твоего последнего ответа про состояние потока, про «сознание, как вода», у меня создаётся впечатление, что одна из основных целей GTD — помочь людям развить осознанность и помочь людям как можно чаще находиться в моменте здесь и сейчас, ведь, по сути, это и есть состояние потока. Так вот, такой вопрос: не проще ли достигать этого же состояния другими инструментами? Например, самый сейчас часто упоминаемый и самый популярный — это, например, медитация: медитируешь, учишься находиться в моменте, таким же образом учишься ловить состояние потока. Насколько важно, насколько нужно для достижения этого состояния пользоваться системой GTD, которая, наверное, всё-таки сложнее, чем медитация?
[19:30] Дмитрий Иншаков: Первое: состояние осознанности — это часть той цели, которую мы ставим в системе GTD. Большую часть наших действий мы совершаем на автомате, не принимая решения, нужно ли нам это делать, не нужно и так далее. Система позволяет нам принимать осознанное решение, чем заняться в данный момент времени, и, когда мы это решение принимаем осознанно, у нас есть доверие этому решению, есть уверенность, что в этот момент времени я делаю то, что должен делать. Всё остальное выпадает из фокуса внимания, соответственно, я погружён полностью в ту деятельность, которую делаю сейчас. И я абсолютно с тобой согласен, что есть другие способы достигать состояния осознанности, в том числе, медитация, и не вижу здесь никаких противоречий. Медитация — очень хорошая штука, я практикую её уже несколько лет. Медитация — скорее, помощник, то, что работает с нами на разных уровнях. Но давайте поговорим о том, что медитация помогает нам достигать состояния осознанности, но помогает ли медитация нам решать наши реальные проблемы? GTD — это техника, набор практик, в принципе, ваш подход к управлению работой и жизнью. GTD нельзя воспользоваться один раз, и всё. GTD — это тот подход, который вы начинаете применять, это ваш взгляд на то, как вы управляете всеми входящими делами и ставите приоритеты, чем заниматься. Поэтому, вы либо практикуете, либо нет. Это не отнимает дополнительного времени, потому что становится частью вашего существования. И, помимо приятного отвлечения, что вы получаете состояние потока, осознанности, вы решаете вопросы. Так или иначе, они у вас под контролем, вы завершаете дела, завершаете проекты, берётесь за новые. Медитация сама по себе за вас это не сделает.
[21:26] Никита Маклахов: Хорошо, давай ещё затронем смежную тему, поговорим о боевых искусствах, как бы странно это ни звучало. Я знаю, что многие принципы GTD Дэвид Аллен в своё время сформулировал именно под впечатлением от своих занятий каратэ. Правильно?
[21:41] Дмитрий Иншаков: Да, совершенно верно, у него чёрный пояс по каратэ.
[21:44] Никита Маклахов: Так вот, мой вопрос — говорит ли это о том, что занятия боевыми искусствами, например, каратэ или айкидо, помогут глубже усвоить принципы GTD и стать продуктивнее? Рекомендуете ли вы своим ученикам, своим студентам заниматься, осваивать боевые искусства?
[22:01] Дмитрий Иншаков: У нас нет такой рекомендации, потому что это было бы несколько неразумно — всем рекомендовать заниматься боевыми искусствами. Каждый человек принимает решения для себя сам, здесь очень много других факторов, заниматься этим или нет. Но связь несомненно есть, и связь, прежде всего, в том состоянии, которое нужно, чтобы достичь цели, будь вы на татами с противником, или на работе, решая большое количество разных проектов. Цель — это победа, достижение результата, которого вы достигаете с помощью определённого состояния. И в боевых искусствах, и в бизнесе это состояние одно и то же — это состояние спокойствия, контроля и сфокусированности, концентрации на том, что вы делаете.
[22:49] Никита Маклахов: Отлично, тогда ещё одно небольшое резюме. Мы с Дмитрием поговорили о том, что одно из назначений системы GTD — помочь человеку развивать осознанность и помочь человеку как можно чаще пребывать в состоянии потока. По сути, эти же задачи решают и другие инструменты, например, медитация или боевые искусства, то есть с помощью медитации и боевых искусств можно пробовать и тренировать навык вхождения и пребывания в состоянии потока. Основная разница в том, что медитация и боевые искусства, к сожалению, не помогают нам решать реальные задачи, допустим, в бизнесе и на работе. И в этом и есть основное преимущество GTD. То есть почему стоит использовать GTD, а не, допустим, медитацию? Потому что GTD позволяет вам получать реальные результаты, как в жизни, так и на работе. Можно и, наверное, нужно практиковать и медитации, и боевые искусства, но не отдельно, а в качестве хорошего, весомого дополнения к практике GTD. И ещё одна мысль, которую я считаю нужным повторить — не нужно воспринимать GTD как набор отдельных инструментов или техник, практик. Чтобы получить максимальный эффект, нужно воспринимать GTD, как образ жизни, стараться выстраивать всю свою жизнь, и рабочую, и личную, в соответствии с основными принцами GTD. Согласен, Дима?
[24:13] Дмитрий Иншаков: Да, совершенно согласен.
[24:15] Никита Маклахов: Хорошо, давай теперь поговорим о целевой аудитории этого метода, этой методологии. Очевидно, что любая методика, какая хорошая бы она ни была, придётся по душе и подойдёт, наверное, далеко не всем. Расскажи, по твоему мнению, каким нужно быть человеком по складу характера, например, или по профессии, но больше по складу характера, чтобы получить от GTD максимальную пользу, чтобы она максимально комфортным образом встроилась в жизнь этого человека?
[24:47] Дмитрий Иншаков: Ты знаешь, методология по определению, по дизайну подходит для всех. По факту мы видим, что, например, в Америке самые молодые участники тренингов по GTD — это 7-9-летние дети. Самые высокие должности — это президенты стран, это очень-очень известные люди: актёры, творческие люди, писатели, ведущие и так далее. GTD подходит для разных возрастов, национальностей, вероисповеданий, для мужчин и женщин, но это по дизайну. И сейчас методология в оригинальном формате преподаётся практически во всех странах — 80+ стран, где есть представительство David Allen Company. Основная проблема в том, что люди не понимают, что у них есть проблема, которую GTD решает. Есть люди, которые являются поклонниками, фанатами системы, но чаще всего они — самые продуктивные люди в своём окружении, им система нужна меньше всего, на самом деле, и в этом заключается парадокс.
[25:59] Никита Маклахов: Это был следующий пункт, который я хотел отметить, что очень часто натыкаюсь в интернете на такую фразу, что «если человек структурен и продуктивен сам по себе, ему никакая система особо не нужна, а если он не структурен, не системен, то ему никакая система не поможет и просто не приживётся». Что ты думаешь по этому поводу, и как с этим можно работать?
[26:20] Дмитрий Иншаков: Знаешь, что я думаю по этому поводу? Каждый делает для себя выбор сам. Мы точно никого не хотим принуждать к использованию системы, мы проводим, конечно, образовательную деятельность, рассказываем про методологию, и каждый делает выбор для себя сам — жить по системе или не жить, какой бы то ни было, включая GTD. Есть люди, которые называют себя иррационалами и говорят: «никакая система мне не поможет», но я уверен на 100%, что это — установка, мнение этого человека. Я всегда прошу задать ещё один вопрос: «вы считаете, что это вам подходит или не подходит, или это ваша привычка?» Точно также, как вы работаете сейчас — это сформировалось, как привычка, через определённое время. Конечно, перейти на другой формат работы невозможно за один день, невозможно даже за неделю, потребуется систематическое применение этой привычки и какое-то время. И тогда вы поймёте, подходит это вам или нет. GTD применяют много миллионов людей по всему миру, много миллионов людей прошли тренинги и отмечают очень позитивные изменения не только в своей работе, но и во всей жизни. Это говорит о том, что GTD точно подходит для большого количества людей. Ещё раз повторю, что системные люди являются нашими самыми стабильными клиентами, мы наблюдаем, что люди, которые тянутся к системе, очень любят GTD. Люди, которые реально нуждаются в системе, потому что у них большая перегрузка, тысячи неотвеченных писем, они постоянно отвлекаются на входящие сообщения, по сути, не выполняют повестку в течение дня, потому что выполняют повестку других людей, рано или поздно приходят к тому, что им какая-то система нужна. Вопрос — это будет рано или поздно? И вопрос — какая это будет система? Система, которая у них не приживётся, потому что очень жёсткая для них, или система, которая может учитывать их индивидуальные характеристики? GTD одна из таких систем — гибкая, позволяет вам по одним и тем же принципам сделать свою индивидуальную, не похожу ни на кого систему управления собственной жизнью, работой и всеми обязательствами. Например, моя и твоя система, Никита, наверняка совершенно разные, но принципы одни и те же — принципы методологии GTD.
[28:40] Никита Маклахов: Дорогой мой слушатель, я очень благодарен тебе за то, что ты проводишь время в обществе меня и моих гостей. На подготовку каждого выпуска мы с командой тратим десятки часов, и я хочу, чтобы ты знал, что, затратив всего лишь 2-3 минуты, ты можешь внести огромную лепту в развитие этого подкаста. Способов для этого существует множество: оставь отзыв о подкасте на iTunes, расскажи про подкаст своим друзьям в социальных сетях или в реальной жизни, подпишись на нашу рассылку на сайте willbedone.ru. Поддержи подкаст материально или просто напиши мне личное сообщение в соцсетях. Твоя поддержка — это топливо, на котором работает двигатель нашего подкаста. Каждый отзыв, каждая ссылка, каждое доброе слово заряжают нас на движение дальше, поделись же ими.
[29:29] Никита Маклахов: Хорошо, давай затронем вопрос национального менталитета. Не знаю, как в других странах, но в России, можно сказать почти с уверенностью, люди склонны к геройствам, то есть люди любят дотянуть работу до последних дней, выполнить её буквально за ночь в авральном режиме. И конкретно этот факт часто им доставляет удовольствие, из серии: «посмотрите, как я справился за одну ночь, какой я молодец, гору работы свернул, мне всё по плечу». Сам факт таких вызовов доставляет им удовольствие, и, разумеется, такой подход очевидно неэффективен. Гораздо более разумно работать равномерно, спокойно и выдавать результаты в срок и в должном качестве, но такой подход имеет место быть. Поэтому вопрос — можно ли бороться с такой чертой у русских людей или у людей вообще? И, если можно, то как с ней взаимодействовать?
[30:26] Дмитрий Иншаков: Я с тобой соглашусь, у меня же менталитет не сильно отличается от того, который ты описал. Здесь стоит сказать, что работа представительства David Allen Company в России отличается от работы других наших коллег, прежде всего, в том, что помимо того, что нам нужно проводить качественные мероприятия, нам ещё нужно проводить некие образовательные вещи, то есть объяснять людям, почему это важно. Потому что люди часто не понимают, что это нужно, это важно, что возможно работать как-то по-другому, нежели они работают сейчас, возможно работать планово, без авралов, но при этом не будучи роботом. Они видят чёрное или белое, робот, у которого каждая минута расписана, и свободный человек, для которого дедлайн — это благо, потому что он проявляет чудеса продуктивности в самый последний момент. Знаешь, есть такой блогер, Маниш Сети, он работает, пишет блоги и заметил, что его продуктивность снижается с точки зрения результата, то есть написанного текста. И он нанял девушку, которая сидит рядом с ним и шлёпает его по щеке каждый раз, когда он отвлекается. Его продуктивность выросла на 60% после такого действия. Но является ли это самым адекватным способом работы над своей продуктивностью, самым адекватным способом работы вообще? Что здесь говорить про фокус, про спокойствие, про состояние потока? Мне кажется, для нашего менталитета дедлайны очень часто воспринимаются, как мотивирующий фактор, когда мы якобы максимально продуктивны. Но это не значит, что мы делаем работу самым лучшим образом. Она будет как-то сделана, как-то сдана, может быть, не обязательно в срок, пострадает качество, пострадаем мы, пострадают наши окружающие, пострадает доверие в коллективе, так происходит постоянно. А что касается геройства, то ощущение того, что ты всех напряг, закидал всё деньгами, человеческими ресурсами, своим здоровьем и достиг этого результата — я не думаю, что это повод для гордости. Хотя я понимаю, что я, например, какое-то время действовал ровно также, и периодически вижу, как я и моё окружение становятся заложниками этой ситуации, но это не значит, что её не нужно менять.
[32:46] Никита Маклахов: И тогда очередное резюме. Мы поговорили про человека, аудиторию, которой GTD может подойти наиболее естественным и удобным образом. Что я услышал: в теории, GTD — это очень гибкая методология, которая может подойти кому угодно, начиная от детей, заканчивая дедушками и бабушками, и такой же разброс и по национальностям, и по профессиям, и по статусу людей. В теории ограничений нет, по факту вы сталкиваетесь с трудностью, которая заключается в том, что люди, которые склонны к какой-то структурности — это те люди, которые являются фанатами GTD. С другой стороны, люди, у которых есть реальные проблемы с продуктивностью, слабо осознают, что проблема имеет место быть, они не видят потребности в использовании каких-то систем. Также я услышал, что, по мнению Дмитрия, иррациональность — это часто или даже всегда является не каким-то непреложным фактом, а скорее мнением человека, который просто не пробовал привить себе другие привычки. То есть, перейти с иррациональной системы жизни на рациональную может быть не просто, но перейти возможно за счёт внедрения конкретных, отдельных, чётких привычек.
[34:07] Дмитрий Иншаков: Совершенно верно, Никита. Единственное, я бы добавил, что людей иногда пугает «я буду жить рационально». «Я хочу оставить немножко, щепотку иррациональности» — говорят люди. GTD как раз позволяет жить так, как вы хотите, при этом не испытывая стресс и тревогу. Во многом, GTD — это действительно анти тайм-менеджмент, GTD — это анти жёсткая структуризация своей жизни, потому что управление потоком всех своих обязательств позволяет вам высвободить сознание из плена большого количества обязательств и заняться тем, что вы считаете важным в данный момент времени. Если вы считаете важным посмотреть сериал, значит, вы будете заниматься этим и не испытывать чувство вины, чувство тревоги. У вас есть полная картинка своей жизни, у вас есть меню, из которого вы выбираете — вот, что даёт GTD.
[35:03] Никита Маклахов: Спасибо за дополнение, тогда ещё немножко продолжу. В России, по мнению Дмитрия, есть основная трудность в том, что люди обычно не видят альтернативы текущей ситуации, то есть они думают, что или ты робот, который во всём следует чётким правилам, структуре и системам, или ты живёшь, как живёшь: по вдохновению, от дедлайна до дедлайна. Основная мысль, которую стремятся донести и Дэвид Аллен, и Дмитрий, и я тоже, по мере сил — это то, что подход жить от дедлайна к дедлайну далеко не единственный приемлемый. Более того, он даже совсем не приемлемый, есть другой, гораздо более удобный, который и предлагает GTD. Давай перейдём к ещё одной теме, хотел с тобой поговорить о самостоятельном внедрении методологии. Насколько по твоему опыту реально внедрить эту систему самостоятельно, не прибегая к услугам коучей, инструкторов, не проходя тренингов, а просто, например, прочитав книгу, и начав действовать в соответствии с рекомендациями из книги? Или всё-таки без тренера, без курсов можно допустить какие-то ошибки?
[36:16] Дмитрий Иншаков: Совершенно очевидно, что это можно внедрить самостоятельно, потому что я практикую 11 лет методологию, и я совершенно не первый и не единственный, кто это сделал самостоятельно в России. Я знаю очень много людей, которые практикуют методологию GTD очень долгое время, даже дольше меня, возможно. Поэтому это точно можно сделать без каких-либо сомнений, для этого нужна высокая самодисциплина, нужно внимательно самостоятельно изучить материалы, дополнительные материалы, интересоваться этой темой. Для этого нужно пройти, может быть, через серию каких-то ошибок, как, например, это прошёл я, что-то сделать неправильно, понять, что это неправильно, вернуться и переделать. Это занимает время, требует усердия, методичности, но это можно сделать самостоятельно, совершенно очевидно. И тех книг, которые написал Дэвид, совершенно точно достаточно, чтобы систему внедрить и дальше общаться с людьми, которые её практикуют. Есть очень много форумов, есть очень много различных вариантов, как это можно сделать. Для подавляющего числа людей ценность работы с тренером, с коучем заключается не в том, что он открывает какие-то закрытые истины, а в том, что это выделенное время, когда ты отрабатываешь навык, и с тобой находится человек, который прошёл уже всевозможные ошибки, даёт тебе обратную связь, и ты делаешь это легче, быстрее и с меньшими затратами своих усилий.
[37:48] Никита Маклахов: По твоему опыту, какие самые частые ошибки допускают новички? При самостоятельном внедрении и при работе с тренером, мне кажется, ошибки более-менее совпадают. Какие основные ошибки люди допускают, и как от них можно застраховаться?
[38:03] Дмитрий Иншаков: Ошибок много, но одна из самых фатальных — что кто-то считает, что надо подобрать идеальное программное обеспечение, всё синхронизировать, всё настроить, «и только тогда я смогу использовать систему GTD». На самом деле это совершенно не так, потому что сама методология не про программы, мы никогда не говорим, что «эта программа самая лучшая». Я могу сказать, что использую эту программу на данный момент времени, но я никогда не скажу, что это самая лучшая программа. И часто человек думает, что критический фактор успеха — подобрать программные продукты. Это совершенно не так. Если вы не можете внедрить методологию на бумаге просто и ясно, у вас не получится это сделать ни в какой программе, какой бы она крутой ни была. GTD — это про мыслительный процесс, GTD — это про содержание и значение того, что составляет суть вашей жизни и работы, как вы это определяете, как вы с этим справляетесь, как вы принимаете решение о следующем шаге, как вы принимаете решение о желаемом результате. Программный продукт вторичен. Поэтому самая главная ошибка — программная прокрастинация: ищут, переходят, не получится, синхронизация не проходит, и человек бросает. Второй момент — эта система хороша тем, что она — система, попытка взять какой-то элемент и думать, что он тебе принесёт такой же результат, как внедрение всей системы, тоже ограничена. Нельзя, например, сосредоточиться на одном шаге, например, на шаге организация — всё переносить в календарь или в следующие списки, но при этом не управлять своим входящим потоком, то есть отвлекаться постоянно на какие-то звонки, не фиксировать всё, чтобы это вас не отвлекало, это не будет работать. Система работает как единое целое, когда вы применяете все 5 шагов последовательно. Третий момент — система часто засоряется, если, например, не делать еженедельных обзоров. Еженедельный обзор, на мой взгляд — один из самых важных факторов внедрения системы, то есть нужно раз в неделю час-два времени выделять, чтобы очищать всю систему, смотреть на свои обязательства, смотреть на приоритеты, проекты, актуализировать следующие действия. Это позволит вам сохранять ясность относительно ваших приоритетов на следующую неделю. Когда вы это не сделаете раз, два раза, вся ваша система пойдёт к чертям, вам будет сложно её восстановить.
[40:31] Никита Маклахов: По поводу первой, самой фатальной ошибки, которую ты назвал «программной прокрастинацией» — мне нравится говорить своим студентам, своим знакомым, что инструменты — это вторично, а первично — это понимание принципов. Когда у тебя есть полное понимание принципов методологии, принципов системы, ты можешь под это заточить и настроить практически какой угодно инструмент, начиная от бумажного блокнота, заканчивая электронными планировщиками. Ещё один вопрос из этой же серии. Я по своему опыту знаю, насколько трудно вернуться к использованию системы или к практике какой-то привычки после срыва. Например, мы ушли в отпуск на неделю, на месяц или съездили в командировку, в это время не практиковали, не пользовались GTD, вернулись обратно на работу, видим тысячу писем. Разумеется, первое желание — не сесть и спланировать работу, не возобновить использование системы GTD, а взяться, сразу погрузиться в этот хаос и скорее разобрать почту, завалы писем. Вопрос — как наиболее простым и естественным способом снова возобновить использование системы после такого срыва?
[41:44] Дмитрий Иншаков: Что такое — не использовать GTD в отпуске? Когда вы находитесь в отпуске, если работаете по системе, вы её используете так или иначе, потому что сталкиваетесь с входящей информацией. Даже если вы отключили все рабочие телефоны, не входите в ноутбук и так далее, у вас всё равно есть входящие, с которыми вам нужно что-то делать, как-то справляться, иначе говоря, их где-то фиксировать, помещать в надёжную корзину, которую потом будете обрабатывать. Это не отнимает времени — зафиксировать какое-то обязательство, идею, которая у вас возникла, ресторан, в который вы сходили, если вы не хотите забыть этот ресторан на будущее. Это не занимает времени, это нормальный процесс, это поток входящей информации, с которым вы научились справляться, и это не мешает вам отдыхать. Наоборот, это как раз поможет вам сфокусироваться на отдыхе. Второй момент — обработка всего того, что накапливается у вас во входящих во время отпуска, то, что у вас накапливается на работе, пока вас нет. Я по-разному пробовал, это как раз тот случай, когда я прошёл через многое количество ошибок и наблюдал, как работают другие продуктивные люди, и я пришёл к выводу, что для меня лично подходит подход, когда я сознательно выделяю определённое время каждый день моего отпуска, чтобы обработать входящую информацию, которая поступила. Это позволяет мне расслабиться, не тревожиться остальные 23 часа моего отпуска. Я сознательно выделял час в день во время отпуска, для того чтобы открыть почту, обработать её, не значит — сделать, я не могу всё переделать, у меня нет возможности в отпуске всё переделать, но я обрабатываю почту, принимаю решения, большая часть не требует каких-либо действий, то, что требует действий, я либо делегирую, либо планирую на тот период, когда вернусь из отпуска. Когда я возвращаюсь из отпуска, сколько бы он ни был по времени — неделя, две недели, неважно, я возвращаюсь к пустому inbox, входящих, и это ни с чем несравнимое ощущение. Вы отпуск проводите без тревоги — что случится, когда вы вернётесь, большую часть времени вы отдыхаете, а когда возвращаетесь, у вас нет завала. Это тот подход, который для меня является наиболее подходящим. Я подозреваю, что для многих людей он подойдёт.
[44:05] Никита Маклахов: Друзья, а у нас самый настоящий праздник! С вашей помощью подкаст собрал в iTunes уже 100 звёздочек и 80 отзывов. Лично для меня это большущее достижение, спасибо вам большое за поддержку! И заодно поделюсь с вами ещё одной очень приятной новостью — сейчас мы ведём работу по привлечению партнёров для нашего подкаста. Скажу по секрету, есть ощущение, что первым нашим партнёром станет крутое книжное издательство «Манн, Иванов и Фербер», также известное, как МИФ. Так что будем разыгрывать ещё больше крутых книг, осталось только придумать идеи для конкурсов. Сегодняшним победителем, а точнее — победительницей, стала девушка с ником Юлия Магди. Юлия пишет: «… послушала 25-й подкаст, и мне очень понравилось, захотелось побежать и сделать». Юлия, я надеюсь, что ты не стала сдерживать своё желание, а чтобы немного добавить тебе мотивации к действию, хочу подарить тебе книгу Джулии Кэмерон «Путь художника». Пожалуйста, не забудь мне написать в любой из социальных сетей и прислать свой почтовый адрес. И повторю правила конкурса для тех, кто слушает нас впервые: оставьте отзыв о подкасте в iTunes, и если отзыв окажется самым свежим на момент записи нового выпуска — книга ваша. Вот так просто.
[45:37] Никита Маклахов: Ты описал идеальную ситуацию, как можно работать с GTD во время отпуска. Но если всё-таки случилась ситуация, что человек по какой-то причине не мог следовать тем советам, которые ты сейчас привёл, и вернулся спустя неделю или две и уже, по сути, сорвался, не использовал систему? Как вернуться к использованию, как возобновить использование системы? Возможно, у тебя есть простые инструменты, потому что я знаю, что это у многих людей проблема, что что-то выбивает их из колеи, они временно перестают работать по методологии, и после этого им уже очень и очень трудно вернуться к ней.
[46:14] Дмитрий Иншаков: Несомненно, бывают ситуации, когда мы перестаём пользоваться системой, и у нас появился определённый завал. Здесь очень сильно зависит от того, насколько это большой завал — если у вас несколько тысяч неотвеченных писем за 2-3 недели, то неразумно и невозможно их все обработать, поэтому нужно принять решение относительно той даты, с которой вы объявите банкротство электронной почты, например, 2 недели назад — всё, что 2 недели назад пришло, я уже не обрабатываю, оно не актуально. И дальше вам необходимо сделать еженедельный обзор, то есть обзор всех ваших обязательств по определённой методике, по определённому чек-листу, который преследует три цели. Первая — очистить всё, что у вас накопилось, вторая — актуализировать, посмотреть, как ситуация изменилась за время вашего отсутствия, и третья — принять решение о следующих шагах и о тех результатах, которые вам требуется сделать в ближайшее время.
[47:11] Никита Маклахов: Очень понравился термин «банкротство электронной почты», надо взять его на заметку. Хорошо, подведём очередные итоги. Мы обсудили основные ошибки, с которыми сталкиваются обычно новички, пытаясь внедрить методику. Дмитрий рассказал, что внедрить методику может каждый самостоятельно, но для этого потребуется высокая самодисциплина и, по сути, терпение. И самая частая ошибка, с которой обычно люди сталкиваются, то, что Дмитрий назвал «программной прокрастинацией» — когда мы прыгаем с одного приложения на другое, ожидая и надеясь, что конкретно этот сервис решит все наши проблемы. Такого не случится до тех пор, пока вы не освоите систему, и если вы освоите систему, то сможете использовать её даже в обычном блокноте, по сути, вам и не понадобятся приложения. Приложения могут облегчить вам работу, но не заменяют знания принципов. Об этом, кстати, друзья, у нас был отдельный очень подробный выпуск, как и какими приложениями для эффективной работы следует пользоваться. Дальше, вторая частая ошибка — пытаться выдернуть из системы конкретный элемент и надеяться, что он принесёт такую же пользу, как и вся система. Такого тоже, к сожалению, не случается, потому что система работает только в качестве системы. Отдельный шаг, возможно, как-то улучшит вашу жизнь, но на выдающиеся результаты, на те результаты, о которых говорил Дмитрий вначале, рассчитывать не приходится. И третья частая ошибка — это не делать еженедельный обзор. Так или иначе, чтобы получить результаты от GTD нужно вкладывать хоть немного времени, и как минимум раз в неделю выделять час, может быть, чуть больше, на то, чтобы провести еженедельный обзор, подвести итоги прошлой недели, разобрать всё, что у вас накопилось за это время, и распланировать неделю предстоящую. При этом GTD можно и нужно использовать тогда, когда вы находитесь, например, в отпуске. Если вы следуете простым советам, которые предложил Дмитрий, например, раз в день просматриваете почту, заносите всю входящую информацию, которая у вас поступает в течение дня в соответствующую папку, то это приведет к тому, что вы вернётесь из отпуска и обнаружите, что в почте особо новых писем нет. То есть не будет частого постотпускного синдрома, когда люди бегают с горящей пятой точкой, потому что сотни писем, сотни запросов, в том числе, и просроченных. Чтобы такого не было, достаточно уделять во время отпуска полчаса-час на поддержание системы в рабочем и чистом порядке. А если всё-таки срыв случился, если вы всё-таки отошли от принципов системы и обнаружили, что в вашем почтовом ящике уже тысяча или больше сообщений, полезно будет сделать то, что Дмитрий назвал «банкротством электронной почты» — это когда мы объявляем о том, что все письма, которые пришли, допустим, раньше, чем неделю назад, мы просто не обрабатываем. Это не является каким-то проявлением неуважения к коллегам, наоборот, поступив таким образом, мы гарантируем, что наш мозг не взорвётся, что наиболее актуальные и свежие запросы будут обработаны, и мы просто не перегорим. Прежде всего, нужно думать о себе, а во вторую очередь уже подумаем о других. И, конечно, прежде, чем браться за разбор входящей почты, вернувшись из отпуска, стоит выделить время на еженедельный обзор — посмотреть всё, что у вас накопилось, актуализировать это и принять решение о том, чем же вы займётесь дальше. Ну что, Дмитрий, я нигде не наврал?
[50:54] Дмитрий Иншаков: Всё совершенно точно и в соответствии с тем, что я сказал.
[50:59] Никита Маклахов: Тогда мы будем переходить к последнему вопросу, к нашей классической регулярной рубрике, в которой я узнаю у наших гостей книгу, сервис и привычку. Пожалуйста, Дима, поделись со мной и со слушателями для начала книгой, которую ты бы мог порекомендовать и мне, и слушателям, возможно, по личной эффективности, возможно, из другой сферы. Главное, чтобы она конкретно тебе в какой-то момент в жизни уже успела помочь. Возможно, это будет GTD, возможно, любая другая, тут решай сам.
[51:28] Дмитрий Иншаков: Книги Дэвида Аллена — очевидно, поэтому я не буду их повторять. Одна из последних книг, которая мне показалась очень интересной — книга Тео Компернолле «Мозг освобождённый». Она описывает скрытые механизмы работы нашего мозга и то, как мы наш мозг ограничиваем, неправильно обрабатывая входящую информацию, неправильно работая с нашими обязательствами. С одной стороны, это очень интересная теоретическая книга, с другой стороны, там есть практические советы, которые можно для себя почерпнуть.
[52:03] Никита Маклахов: Очень здорово. Я чувствую, что после нашего с тобой разговора я первый пойду её покупать и скачивать, тема мне очень близка и интересна. Хорошо, давай перейдём к сервису, который тем или иным образом тебе облегчает жизнь.
[52:16] Дмитрий Иншаков: Смотри, у меня много разных сервисов, и мне очень сложно выделить какой-то один, потому что они работают все в комплексе. Если ты не против, я просто расскажу про систему, которой я пользуюсь на данный момент. Очень важно подчеркнуть, что на данный момент, потому что иногда я могу менять программу одну на другую, это связано не только с удобством программы, а поскольку мы проводим коучинг либо какие-то корпоративные тренинги, и нам необходимы знания о разных программных продуктах. Поэтому моя система иногда мигрирует с одного программного продукта на другой. На данный момент я использую OmniFocus — это, на мой взгляд, очень-очень качественный, очень хорошо сделанный задачник, который сделан был исключительно под методологию GTD. У него есть одно ограничение — он работает только на компьютерах Mac, но в целом этот сервис помогает большому количеству людей. Я использую Evernote, как место хранения оперативной справочной информации. Я использую Dropbox, как место хранения справочной информации в виде файлов. Также я использую 3 инструмента для фиксации любой входящей информации: Scannable для очень быстрого и удобного сканирования любых документов, Braintoss — инструмент, который позволяет надиктовать всё, что угодно в качестве входящей информации, и потом это будет расшифровано в виде текста, Jotbox — это приложение, которое помогает впечатать, либо сфотографировать с комментариями какую-либо входящую информацию, это делается буквально двумя кликами. Вот то, чем я пользуюсь, но в качестве бонуса мне очень нравится приложение, которое называется Focus@will. Это приложение содержит музыку, которая помогает вам сфокусироваться на том, что вы делаете сейчас. И поскольку после выполнения задачи каждый раз вам предлагается проранжировать от 1 до 10 вашу продуктивность, музыка подбирается постепенно под ваши индивидуальные предпочтения.
[54:22] Никита Маклахов: Здорово. И у нас осталась привычка — такая привычка, от которой ты бы ни за что в жизни не отказался, ключевая, фундаментальная для тебя.
[54:31] Дмитрий Иншаков: На данный момент я думаю, что привычка, которая сильно поменяла мою жизнь — фиксировать всё-всё-всё, что попадает в мою среду обитания и потенциально может отвлекать моё внимание. Фиксация позволяет мне держать сознание ясным и незамутнённым большим количеством входящей информацией, которой в моей жизни очень много, потому что я отвечаю за много разных проектов. И если бы я это не делал, то, наверное, я бы не смог удержаться на плаву.
[55:01] Никита Маклахов: Большое спасибо, что поделился. У нас в итоге получилось следующее. Книга — Тео Компернолле, «Мозг освобождённый». Приложений ты нам посоветовал целую систему, как и рекомендовал Дмитрий Соловьёв в соответствующем выпуске, каждое приложение выполняет одну конкретную задачу, не больше и не меньше. У нас получилось: Omnifocus — это планировщик, примерно такой же как To do list или Wunderlist. Дальше — Evernote для хранения информации и заметок, Dropbox для хранения файлов. И три отдельных инструмента для фиксации информации, одно называется Scannable для сканирования документов, дальше — Braintoss для надиктовки и последующего автоматической расшифровки. И третье — Jotbox, для фотографирования, и также там есть возможность делать пометки и рисовать на фотографиях. И бонусное приложение — это умная подборка музыки для продуктивной работы Focus@will. Привычка — фиксировать входящие, то есть оставлять сознание чистым. И, как вы понимаете, друзья, это основа основ для эффективной работы. На этом мы будем прощаться. Дмитрий, спасибо тебе большое за познавательную беседу, для меня ты в некоторой степени поменял взгляд на GTD, буду ещё более подробно, с учётом всего, что услышал от тебя, её изучать. Пожелаю, чтобы с твоей помощью не только я и слушатели нашего подкаста больше узнали о GTD, но и как можно больше людей в России, да и не только в России. А вам, дорогие слушатели, дорогие друзья, желаю помнить, что любая дорога начинается с первого шага, поэтому не пытайтесь сразу подписываться на использование сложных или несложных систем, начинайте постепенно, с маленьких шагов, внедряйте элементы шаг за шагом. Хоть Дмитрий сказал, и я с этим согласен, что отдельный шаг не так эффективен, как целая система, но если вы попытаетесь внедрить всё разом, это может привести к перегрузке. Поэтому лучше двигаться постепенно, на надёжно и гарантированно. И с таким подходом вы точно придёте к тому, что всё самое в жизни будет сделано. Успехов и до новых встреч!
[57:25] Дмитрий Иншаков: Никита, спасибо за приглашение и удачи всем слушателям в построении их собственной системы продуктивной недели. Спасибо!
[57:34] Никита Маклахов: А в следующем выпуске к нам в гости придёт Андрей Пометун, очень разносторонний человек — предприниматель, автор двух книг и даже марафонский бегун. Но в контексте нашей беседы самое важное — то, что Андрей просто мастер по внедрению привычек, причём подход у него очень творческий. Как вам, например, идея вставать рано утром в течение 100 дней, чтобы полюбоваться рассветом? О том, какие крутые и интересные привычки можно придумать для разных сфер жизни, и о том, как их просто и безболезненно внедрить, мы с Андреем и побеседуем. Не пропустите!
Вы прослушали очередной выпуск подкаста от проекта «Будет сделано!». Чтобы вы могли извлечь из него ещё больше пользы, я оформил для вас специальные бонусные документы. В них в очень удобном и красивом виде собраны все самые главные идеи и рекомендации от наших гостей по каждому выпуску. Напишите пару приятных слов на странице подкаста в iTunes или опубликуйте ссылку на подкаст на своей странице в любой из социальных сетей. А после этого напишите мне в личные сообщения или на почту, и я буду рад отправить вам эти бонусные документы. Также не стесняйтесь присылать мне обратную связь, вопросы, идеи и комментарии. А я в свою очередь приложу все усилия к тому, чтобы каждый выпуск был интереснее и насыщеннее предыдущего. Оставайтесь с нами, и все самое важное в жизни будет сделано!